Případová studie: Eshop napojený na několik účetních jednotek a skladů v Pohodě

Situace: Jeden eshop, jeden sklad, několik prodejen.

Sklad + několik prodejen, každá jako samostatné s.r.o.

Pro majitele firmy bylo nejvhodnější mít pro každou prodejnu jedno s.r.o. Účetnictví tak bylo přehledné, ekonomické ukazatele každé z prodejen byly naprosto jasné. Nezkreslené ostatními prodejnami. Takže mohl i prodavače lépe motivovat.

V Pohodě byla každá firma jako samostatná účetní jednotka.

Stav skladu na eshopu jako součet všech firem

Na eshopu bylo potřeba zobrazovat počet dostupných kusů u každého produktu jako součet produktů dostupných na každé z prodejen.

Proto se eshop vždy spojil s každou účetní jednotkou zvlášť a každé se zeptal, kolik má čeho skladem. Sečetl a zobrazil veřejnosti. Po rozkliknutí byl schopen zobrazit, na které prodejně je zboží fyzicky k prohlédnutí.

Import přijaté objednávky podle stavu skladů

Pokud byl produkt skladem pouze na prodejně A, pak se i objednávka importovala do účetní jednotky prodejny A, která ji díky tomu byla schopna vyřídit okamžitě.

Pokud mělo produkt skladem více prodejen, měly ty prodejny nastaveny priority, podle kterých se eshop rozhodoval, kam objednávku importovat.

Rychlost napojení – každé 3 minuty se synchronizovaly sklady kompletně všech prodejen

Pro každý import je potřeba několik kroků. Eshop řekne, co potřebuje udělat, Pohoda vygeneruje, nebo zpracuje data, eshop si je stáhne, potvrdí Pohodě validaci dat.

Eshop si každý z těchto kroků umí u každé agendy změřit a zalogovat, takže existuje jasný přehled, co v napojení jak dlouho trvá. Podle toho jsme byli schopni rychlost napojení vyladit a udržovat.

Viděli jsme, že byl hlavní problém v rychlosti připojení k internetu. Bylo nestabilní. Každé posílání a stahování dat bylo velmi pomalé. Proto jsme řešili rychlost připojení.

Druhý velký problém byl s rychlostí generování dat Pohodou. Proto byl potřeba mnohem výkonnější server, na kterém měla Pohoda běžet. A byla vhodná vyšší verze Pohody, která byla lépe optimalizovaná pro silný síťový provoz a práci s většími daty.

Výsledkem bylo přesunutí serveru s Pohodou na páteřní síť na výkonný managed server. Zabezpečená serverovna s nonstop dohledem. Na vyhrazeném serveru běží jen Pohoda. Několik přístupových účtů, jeden pro napojení na eshop, několik dalších pro přístup obsluhy eshopu přes vzdálenou plochu.

Každé 3 minuty se aktualizovaly kompletní sklady ze všech prodejen. Každou hodinu se synchronizovaly nové/smazané produkty a každou noc se provedl kompletní import, který měl za úkol data zkontrolovat a v případě nesouladu je opravit.

Obsluha dat

Obsluha eshopu spravovala sklady hlavně v Pohodě. Nové produkty naváděli do Pohody, mazali je také v pohodě.

Na eshop se dostaly importem, kde pak vyplnili eshopové věci. Stručný a podrobný popis, nahráli obrázky, nastavili související produkty, přidali nákupní rádce, atp.

Když přišla objednávka, naimportovala se do Pohody, snížil se automaticky stav skladu. Resp. založila se rezervace a eshop zobrazoval stav skladu mínus stav rezervací. U objednávky se v Pohodě také založila zákaznická karta, pokud se zákazníka nepodařilo už najít. Nejčastěji podle telefonu a emailu.